Rechnung richtig schreiben: hier lernen Sie wie

Wann muss ich eine Rechnung schreiben?

Die Antwort hierauf ist relativ einfach: jeder, der gewerblich eine Lieferung oder Leistung für ein Unternehmen oder eine juristische Person erbringt, ist verpflichtet dafür eine ordentliche Rechnung auszustellen. Der kleine Handwerker muss also genauso eine Rechnung schreiben, wie der Ebay-Händler oder Großunternehmer. Die Frist hierfür ist klar geregelt und beträgt 6 Monate ab dem Datum der vollständigen Leistungserbringung.

Achtung: Wird die Rechnung nicht rechtzeitig geschrieben, stellt dies gemäß § 26a Abs. 2 UStG eine Ordnungswidrigkeit dar. Diese Ordnungswidrigkeit wird mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro geahndet und kann somit wirklich teuer werden.

Rechnungen schreiben - dieses Programm empfehlen wir

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Sind Rechnungen an Privatpersonen Pflicht?

Wenn Sie eine Dienstleistung oder Lieferung an eine Privatperson erbringen, sind Sie nicht zwingend dazu verpflichtet eine Rechnung zu schreiben. In bestimmten Fällen muss allerdings auch an Privatpersonen eine Rechnung gestellt werden.

Beispiel: Der Unternehmer hat für jede steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen, Gartenarbeiten) nach Ausführung der Leistungen eine Rechnung zu erteilen (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG). In diesen Fällen müssen auch für Leistungen an Privatpersonen Rechnungen geschrieben werden.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Es gibt ein paar Angaben, die auf jede Rechnung gehören. Wir führen hier auf, welche das sind:

• Der vollständige Name des Unternehmens inklusive der Rechtsform (z.B. GmbH, GbR, UG etc.).
• Die Anschrift der Firma.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer.
• Das Datum der Rechnung.
• Der Leistungszeitraum (häufig nur bei Dienstleistungen).
• Die Rechnungsnummer.
• Das Produkt inkl. Artikelnummer, oder die Tätigkeit.
• Menge (i.d.R. Stück) oder Einheit (Pauschal, Stunden etc.)
• Der Netto-Betrag.
• Separat die Umsatzsteuer. Bei unterschiedlichen Steuersätzen muss die Umsatzsteuer einzeln und mit Angabe des jeweiligen Steuersatzes aufgeführt werden.
• Bei Gutschriften muss klar definiert sein, dass es sich um eine Gutschrift handelt.
• Bonus, Skonti und Rabatt müssen ebenfalls separat definiert werden.
• Die Brutto-Summe.

Zudem sollten ein paar Angaben im abschließenden Text aufgeführt sein:

• Sollten Sie keine Umsatzsteuer abführen, muss ein Text zur Steuerbefreiung aufgeführt werden.
• Verzichten Sie nicht auf das Zahlungsziel.
• Natürlich müssen die Kontodaten auf die Rechnung.
• Im Falle Sie akzeptieren Paypal-Zahlungen, muss auch das paypal-Konto explizit als Zahlungsmöglichkeit auf der Rechnung aufgeführt werden.

Hier finden Sie ein Beispiel einer ordentlichen Rechnung mit allen Pflichtangaben:

Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer

Beim Thema Rechnungsnummer bekommen viele Selbstständige Kopfschmerzen. Das ist allerdings unbegründet. Es gibt hier zwei Punkte, auf die man eingehen kann:

• Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein. Sie darf also nur ein Mal vergeben werden.
• Sie muss nicht (!) fortlaufend sein, kann aus mehreren Nummernkreisen bestehen, die individuell geändert werden können. Von außen muss also nicht plausibel erkennbar sein können, wie viele Rechnungen man in einem Jahr geschrieben hat. Gerade vielen Kleinunternehmern und Solo-Selbstständigen mit wenigen Kunden ist dieser Punkt oft wichtig.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID?

Anhand der Steuernummer ist für alle Seiten ersichtlich, wer der Rechnungssteller ist. Ist man freiwillig oder regulär umsatzsteuerpflichtig, erhält man neben der Steuernummer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. In diesem Fall kann man sich unter bestimmten Voraussetzungen für eine der beiden Nummern entscheiden. Stellen Sie Rechnungen ins Ausland oder haben Sie sogar Rechnungen, die unter das Reverse-Charge-Verfahren fallen, müssen Sie allerdings auf jeden Fall die Ust.-IdNr. auf ihren Rechnungen angeben.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Wenn eine Rechnung niedriger als 250 € ist, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung. Die Pflichtangaben auf solchen Rechnungen beschränken sich dann auf Name und Anschrift des Unternehmens, das Datum der Ausstellung, die Ware oder Leistung inklusive Menge oder Einheit, der Brutto-Betrag inklusive Umsatzsteuer, Steuersatz oder dem Hinweis auf die Steuerbefreiung.

In der Praxis macht es keinen Sinn, unterschiedliche Rechnungen für unterschiedliche Beträge zu schreiben. Wenn Sie also nicht immer unter 250 € bei ihren Rechnungsbeträgen bleiben, sollten Sie eine ganz normale Rechnung mit allen Pflichtangaben verwenden. Das vereinfacht die Buchhaltung.

Aufbewahrungsfrist - Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren

Die Aufbewahrungsfrist für alle Rechnungen beträgt ganz unabhängig von der Art der Selbstständigkeit und Rechtsform 10 Jahre. Hierbei ist zu beachten, dass diese Frist erst mit Ablauf des Jahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.