Rechnungsprogramme für Handwerker: lokal und online-Lösungen ohne Download

Sind Rechnungsprogramme für Handwerker sinnvoll

Die modernen Rechnungsprogramme für Handwerker stehen ohne Download allein über den Internet-Browser zur Verfügung. Sie ermöglichen neben dem Schreiben von Rechnungen auch das Erstellen von Mahnungen, Lieferscheinen, Belegen, Auftragsbestätigungen, Gutschriften und Angeboten. Einige der Programme lassen sich für die Vorlage beim Steuerberater und für die eigene Buchhaltung nutzen. Sie erleichtern deutlich die tägliche Abrechnung des Handwerksbetriebes, denn deren Rechnungsstellung und die Archivierung der Rechnungen kostet Zeit. Handarbeit, dicke Akten und aufwendige Formalitäten können durch das Rechnungsprogramm für Handwerker überflüssig werden. Sehr kleine Betriebe, die nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben, könnten sich theoretisch die Vorlagen auch selbst erstellen. Doch das Rechnungsprogramm übernimmt die Rechnung, den Rabatt, den Lieferschein, Zahlungseingänge und Mahnungen auch in die Buchführung und vermeidet damit doppelte Arbeit. Dabei funktioniert die Fakturierung gesetzeskonform und errechnet beispielsweise automatisch die Mehrwertsteuer. Die meisten Handwerker - auch Kleinstbetriebe - profitieren davon. Gerade Letztere möchten vielfach nicht eine Arbeitskraft für die Buchführung einstellen und benötigen gerade deshalb ein leicht zu bedienendes Rechnungsprogramm. Bei etwas größeren Unternehmen schafft das Rechnungsprogramm für Handwerker wiederum den nötigen Finanzüberblick. Auch ergeben sich große Erleichterungen und Zeitersparnisse, wenn die Firma regelmäßig für dieselben Kunden arbeitet, wie das oft der Fall ist.

Was leisten die Rechnungsprogramme für Handwerker und Anbieter

Die Web-Programme ersparen dem Handwerker Zeit beim Einordnen von Steuernummern, Zahlungsarten und Kundendaten. Einzelne Bereiche der Erfassung sind:

• Angebot
• Lieferschein
• Rechnung
• Auftragsbestätigung
• Beleg
• Gutschrift
• Zahlungsaufforderung
• Mahnung

Rechnungsprogramme auch als APP verfügbar

Die Rechnung lässt sich online ohne eigenes Programm auf dem Computer öffnen, also auch per App, weil die Programme rein webbasiert funktionieren. Die Daten liegen auf Servern der Anbieter und sind in der Cloud jederzeit und von jedem Ort aus erreichbar. Die Anbieter fungieren dabei als SaaS-Unternehmen, sie bieten also die Software-as-a-Service. Dabei garantieren sie den Datenschutz nach der DSGVO, die Rechnungserstellung erfolgt nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz. Wegen der Datenführung in der Cloud ist der mobile Zugriff via App kein Problem. Das bedeutet, dass der Handwerker mit dem Tablet oder Smartphone die Rechnung auch beim Kunden vor Ort schreiben und sie dann sofort an diesen per Mail senden kann. In vielen Fällen ist ein Barcode-Scanner integriert, der QR- und Strichcodes auf Belegen sowie Piktogramme auf Tickets einlesen kann. Die erfassten Daten speichert das Programm als Beleg in der Fakturierungssoftware.

Was kosten Rechnungsprogramme für Handwerker / Anbieter

Der Markt ist groß, daher wollen wir nur beispielgebend einige der Programme mit ihren Kosten nennen. Die Preise betreffen jeweils die Basic-Pakete / Stand 2018:

• easybill: monatlich 19 €, Jahresabo 190 €
• FastBill: monatlich 19,99 €, Jahresabo 190 €
• lexoffice: monatlich 6,90 €, Jahresabo 82,80 €
• billomat: monatlich 12 €, Jahresabo 144 €
• BillingEngine: monatlich 4 €, Jahresabo 48 €
• SalesKing: monatlich 12 €, Jahresabo 144 €
• debitoor: monatlich 12 €, Jahresabo 144 €

Testphasen nutzen und die beste Lösung finden

Die sehr günstigen Programme müssen nicht schlecht sein und erhalten in Tests zum Teil ausgezeichnete Bewertungen. Sie eignen sich für sehr kleine Handwerksbetriebe, während die teureren Programme auch einem KMU nützlich sind und darüber hinaus branchenübergreifend angewendet werden können. Ein kleiner Handwerker und ein Start-up profitieren von den kostengünstigen Lösungen, die praktisch alles abdecken, was im Tagesgeschäft vorkommt. Wenn es doch einmal einen Sonderfall geben sollte, für den die Software keine Vorlage parat hat, kann dieser eine Fall ausnahmsweise auch gesondert bearbeitet werden. Einige der Anbieter offerieren eine kostenlose Testphase. Nach dem Kauf erhalten die Kunden regelmäßige Updates, die sowohl Anpassungen an neue Gesetze beinhalten können - etwa eine Änderung von Mehrwertsteuersätzen - als auch immer wieder Erweiterungen der Software bieten. Die Sicherheit ist durch erstklassige Verschlüsselungen gegeben. Die Anbieter unterstützen die Kunden mit eigenem Support. Wichtig ist nur, dass die Handwerker die Rechnungssoftware nicht als Ersatz für die Buchhaltung betrachten. Diese ist etwas aufwendiger, denn es gehören auch Mieten, Fahrt- und Kommunikationskosten, Abschreibungen, Gehälter, Steuerzahlungen etc. dazu. Eine Rechnungssoftware für Handwerker konzentriert sich auf die Rechnungen.